Pe măsură ce COVID-19 se răspândește în întreaga lume, din ce în ce mai mulți dintre noi începem să lucrăm de acasă. Având în vedere această schimbare globală și nivelul ridicat de stres, este crucial să luăm măsuri pentru a evita comunicarea greșită atunci când lucrăm ca parte a unei echipe virtuale.
Cum puteți evita să trimiteți un mesaj pasiv agresiv (de tipul „Hai să vorbim”) sau un e-mail? Cum alegi tonul potrivit pentru text? Ai mers prea departe punând acel semn de exclamare?
Iată mai jos sfaturi tactice pentru a rămâne conectată și pentru a vă sprijini în echipă, chiar și atunci când sunteți la distanta.
Folosește emoji, dar cu precauție
Emoji-urile ne pot ajuta să exprimăm tonul, sensul și indicii emoționale. Dacă cel care trimite mesajul adaugă un emoji la textul „Nu întârzia!”, destinatarul mesajului își va da seama că glumește. Dar o avalanșă de emoji, mai ales când nu o cunoșți bine pe cealaltă persoană, îți poate submina profesionalismul. Cel mai bine ar fi să aștepți până când vă cunoasteti mai bine înainte de a-i trimite o mulțime de zâmbete. De regulă, un emoji per e-mail sau mesaj este adecvat – dar dacă este prima dată când comunici cu acea persoană, este mai bine să nu le folosești.
Corectează mesajul înainte să îl trimiți
Greselile de scriere dezvăluie starea emoțională in care ne aflăm sau daca ne-am grăbit când am trimis mesajul. Cercetătorul Andrew Brodsky descrie greselile de scriere ca fiind amplificatoare emoționale: dacă X îi trimite lui Z un e-mail furios, plin de greseli de scriere, Z își va imagina că X i-a scris acel email într-un acces de furie oarbă și va percepe mesajul ca atare. Chiar dacă te grăbești, cel mai bine ar fi să mai acorzi două minute pentru a citi ce ai scris, sau mai bine, citește cu voce tare pentru a descoperi greșelile care îți pot scăpa atunci când citești în gand.
Citește-ți mesajele
Greselile de scriere nu sunt singurele lucruri pe care ar trebui să le corectezi în mesaj. Brian Fetherstonhaugh, Chief Talent Officer, Ogilvy, își întreabă frecvent angajații dacă au trimis vreodată pe e-mail vreun mesaj cu încărcătura emoțională. Răspunsul este inevitabil “nu”. Dar când același grup a fost întreabat dacă au încins spiritele cu o problemă trimisă prin e-mail? „Toată lumea a spus “da”. Citește întotdeauna ceea ce ai scris înainte de a trimite pentru a te asigura că mesajul este clar și transmite tonul dorit. Dacă trimiți un text cum ar fi „Hai să vorbim” când de fapt vre să spui „Sunt bune sugestiile tale, hai să discutăm cum să le integrăm în proiect” va face ca destinatarul să fie neliniștit. E-mailurile liniare sau mesajele chat pot fi ușor percepute ca având un ton pasiv agresiv.
Semnele de punctuație contează chiar mai mult in propozițiile cu un singur cuvânt sau foarte scurte
Daca răspunzi „Bine.” urmat de punct poate căpăta un ton mai negativ decât „Bine” fără punct. Adăugarea unui punct asigură o finalitate declarației și sporește emoția negativă. Poate însemna: „Această conversație s-a încheiat” și nu „Bine, sigur, suntem de acord.” Pe măsură ce cunoști pe cineva, acordă atenție stilului său de punctuație. S-ar putea să afli că există persoane cu care lucrezi, care pun întotdeauna punct după “în regulă”, și astfel vei înceta să mai analizezi punctuația folosită de acestea.
Evită emailul pentru o primă comunicare
Este cel mai probabil să interpretăm ambiguitatea ca fiind ceva negativ atunci când trimitem mesaje text sau prin e-mail unor persoane pe care nu le cunoaștem bine sau unor colegi mai în vârstă. Să spunem că Liz îi trimite un e-mail lui Mollie, pe care o cunoaște foarte bine, „E-mailul tău către editor ar fi putut fi mai bun.” Mollie va lua e-mailul ca atare. Însă, dacă Mollie primește același e-mail de la șeful ei sau de la un coleg nou, s-ar putea să creadă că e-mailul ei a fost atât de grav încât nu va mai avea niciodată voie să-i mai trimită unui editor. Utilizarea conferinței video atunci când începi să lucrezi cu cineva nou ajută la crearea încrederii. În general, văzând expresiile faciale ale celuilalt îți va permite să citești mai bine printre rânduri, să faci conversatie și să dezvolți relații autentice. După ce cunoști persoana, poți utiliza e-mailurile mai frecvent.
Folosește video conferințele ori de câte ori poți
Într-o companie, dacă o persoană dintr-o echipă lucrează de la distanță, grupul o va contacta prin apel video; acest lucru va face ca toată lumea să se simta inclusă și mai puțin probabil să se piardă informațiile. Studiile arată că aproximativ 65% din comunicare este non-verbală. Când nu vă vedeti, vă lipsesc semnele emoționale care provin din expresia facială și limbajul corpului. Recunoaștem că videoclipul nu va fi întotdeauna posibil, dar cel mai bine ar fi sa fie folosit atunci când se poate.
Nu intra în panică
Dacă un e-mail te enervează, te nelinișteste sau te face euforică, așteaptă până a doua zi pentru a răspunde. Sau mai bine, vorbește față în față când te-ai liniștit. După ce te-ai liniștit, vei putea să îți stăpânești mai bine emoțiile și nevoile din spatele emoțiilor, decât dacă reacționezi imediat. Când răspunzi, recitește textul din perspectiva celuilalt. S-ar putea să fie mai ușor să îți imaginezi cum va interpreta cititorul e-mailul dacă ți-l trimiți mai întâi ție. Sfat suplimentar: lasăi întotdeauna câmpul „To:” necompletat până când ești gata să trimiți. pentru a nu-l trimite din greseală.
Evită e-mailul atunci când ai nevoie de un „acord”
O solicitare în persoană are de 30 de ori mai mult succes decât una trimisă prin e-mail. Cercetările arată că oamenii văd solicitările trimise pe e-mail ca fiind nesincere și ne-urgente. Dacă încerci o negociere prin e-mail, te ajută să faci o primă abordare personală, prin videochat sau la telefon. Într-un experiment au fost puși față în față pe studenții unui MBA, jumătate au primit doar numele și e-mail-ul omologului lor, iar celeilalte jumătati i s-a arătat o fotografie cu cealaltă persoană și li s-a spus să vorbească despre hobby-uri, planuri legate de serviciul lor și despre orașul lor înainte de negociere. 70% din primul grup au reușit să ajungă la o înțelegere, comparativ cu aproape toți cei din al doilea.
Nu trimite e-mailuri sau mesaje în afara orelor de lucru, dacă nu este urgent
„Sunt departe de birou și verific email-ul în mod intermitent. Dacă e-mailul dvs. nu este urgent, vă voi răspunde puțin mai târziu. Am o problemă. Chiar dacă scrii „nu citiți / nu răspundeți până mâine / luni”, este posibil ca cititorul să se gândească în continuare la e-mailul tău. tot weekendul (și ar putea chiar să simtă presiune să răspundă imediat). Încearcă să salvezi e-mailul în folderul Draft sau să îl programezi pentru a-l trimite mai târziu.
Text Corina Ionescu