În orice conversație managerială, tema despre delegare apare frecvent: fie ca o nevoie stringentă, fie ca o provocare, fie ca o activitate evitată. Cursurile de leadership și de gestionare a timpului insistă asupra importanței fenomenului de delegare, însă realitatea arată că mulți lideri ezită să își transfere sarcinile. Statisticile confirmă acest lucru: delegăm mult mai puțin decât ar fi necesar și, de cele mai multe ori, cu rețineri și temeri.
Pașii esențiali pentru o delegare eficientă
De ce evităm cuvântul delegare? Motivele variază de la teama de a pierde controlul, la îngrijorarea că sarcinile nu vor fi realizate conform standardelor dorite sau chiar la lipsa timpului necesar pentru a instrui pe altcineva. Cu toate acestea, adevărata problemă la delegare nu este că nu știm cum să delegăm, ci că nu știm de unde să începem.
Identificarea sarcinilor ce pot fi incluse la delegare
Primul pas este să stabilești clar ce anume poți delega. Pentru a decide mai ușor, răspunde la următoarele întrebări:
- Ce sarcini sunt repetitive sau consumatoare de timp?
- Ce activități necesită decizii pe care doar eu le pot lua?
- La ce nu sunt foarte bun sau ce nu îmi place să fac?
- Ce le-ar plăcea colegilor să facă sau ce activități ar putea fi provocatoare pentru ei?
- Ce sarcini ar putea contribui la dezvoltarea competențelor echipei mele?
Alegerea persoanei potrivite pentru delegare
După ce ai stabilit ce vei delega, urmează să decizi cui vei delega sarcina. Este esențial să atribui fiecare activitate persoanei potrivite, ținând cont de competențele, motivația și timpul disponibil al acesteia. Pentru a face o alegere informată, răspunde la următoarele întrebări:
- Cine are competențele și experiența necesare?
- Cine ar putea percepe această sarcină ca pe o oportunitate de creștere profesională?
- Cine a fost subutilizat în trecut și ar merita o șansă să își demonstreze abilitățile?
- Câtă autonomie pot oferi și care sunt riscurile asociate?
Furnizarea de instrucțiuni clare
Odată ce ai stabilit cine va prelua sarcina, asigură-te că oferi instrucțiuni clare. Explică obiectivul activității, așteptările tale și modul în care aceasta se aliniază cu obiectivele organizației.
- Aspecte esențiale de clarificat:
- Termenul limită și durata estimată a activității;
- Nivelul de autonomie și resursele disponibile;
- Când și cum trebuie raportat progresul;
- Eventualele provocări și soluțiile de bază pentru gestionarea lor.
De asemenea, este important să verifici dacă persoana respectivă a înțeles sarcina. Cere-i să îți explice ce a înțeles și încurajează-i să pună întrebări. Evită să presupui că nivelul lor de cunoștințe este același cu al tău și oferă clarificări acolo unde este nevoie.
Monitorizarea și susținerea procesului
Delegarea nu înseamnă doar transferul unei responsabilități, ci și oferirea de suport pe parcurs. Oferă feedback periodic, asigură-te că progresul este monitorizat și că există un echilibru între autonomie și îndrumare. Nu este necesar să verifici fiecare detaliu, dar este util să fii disponibil pentru a răspunde întrebărilor și pentru a corecta eventualele probleme în timp util.
Evaluarea și ajustarea procesului de delegare
După finalizarea sarcinii, analizează cum a decurs procesul. Oferă feedback constructiv și încurajează dezvoltarea continuă. Întreabă-te:
- Sarcina a fost realizată conform așteptărilor?
- Ce ar putea fi îmbunătățit în viitor?
- Cum a fost percepută delegarea de către cel care a preluat sarcina?
- Ce lecții am învățat și cum le pot aplica pentru viitoarele delegări?
Concluzie
Delegarea nu este doar un instrument pentru eficientizarea timpului, ci și o modalitate prin care liderii își pot dezvolta echipa și pot construi un mediu de lucru mai productiv și mai motivant. Cu o strategie bine pusă la punct, delegarea devine un aliat esențial în atingerea obiectivelor organizaționale și în dezvoltarea unei echipe de succes.
Începe să delegi inteligent și vei descoperi că nu doar tu vei avea mai mult timp pentru activități strategice, dar și echipa ta va deveni mai implicată, mai competentă și mai autonomă!
Foto Shutterstock